Inwentaryzacja w sklepie: terminy, metody i rozliczenie różnic

Inwentaryzacja w sklepie – po co ją robić i kiedy jest obowiązkowa

Inwentaryzacja polega na ustaleniu stanu składników majątku jednostki. W sklepie obejmuje przede wszystkim towary, czyli rzeczowe składniki aktywów obrotowych, a zależnie od struktury – również środki trwałe, kasetę i inne składniki. Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości jej przebieg obejmuje spis ilości z natury, wycenę tych ilości, porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic.

Obowiązek wynika wprost z ustawy o rachunkowości. Podstawowy termin to ostatni dzień każdego roku obrotowego. Art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości nakazuje na ten dzień inwentaryzować m.in. aktywa pieniężne z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych, papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji, a także maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu z natury.

Ustawa przewiduje też inwentaryzację na dzień zakończenia działalności przez jednostkę (art. 26 ust. 4 ustawy o rachunkowości). W sklepie zamknięcie działalności, likwidacja albo inne zdarzenie kończące wymaga więc spisu i rozliczenia różnic niezależnie od rocznego cyklu.

Prawidłowa inwentaryzacja wszystkich aktywów i pasywów przekłada się na sprawozdanie finansowe, które przedstawia rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Terminy inwentaryzacji w praktyce sklepu

Punktem wyjścia jest ostatni dzień roku obrotowego. W kalendarzu sklepu trzeba zaplanować nie tylko sam dzień spisu, ale też wcześniejsze zatrzymanie ruchu towarowego, przygotowanie dokumentów i wyłączenie sprzedaży na czas liczenia. W trakcie spisu nie mogą następować przyjęcia, wydania ani sprzedaż, które zmieniałyby stan rzeczywisty.

Przed spisem ustala się, czy w księgach i systemie magazynowym występują zapasy w drodze oraz dostawy niefakturowane. Ich wpływ na stan i wartość zapasu wymaga uzgodnienia; pominięcie tych pozycji zawyża albo zaniża wartość zapasu względem rzeczywistości i ksiąg.

Jeżeli sklep kończy działalność, termin inwentaryzacji przypada na dzień zakończenia działalności przez jednostkę. Trzeba wtedy zabezpieczyć dokumentację, przeprowadzić spis z natury i rozliczyć różnice niezależnie od tego, czy przypada koniec roku obrotowego.

Kluczowe terminy inwentaryzacji w sklepie

Metody inwentaryzacji: spis z natury, potwierdzenia sald, weryfikacja

Art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazuje trzy drogi inwentaryzacji. Pierwsza to spis z natury. Obejmuje aktywa pieniężne z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych, papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe, nieruchomości zaliczone do inwestycji oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie. W sklepie oznacza to przede wszystkim policzenie towarów, a także spis środków trwałych i gotówki w kasie.

Druga droga to potwierdzenia sald. Dotyczy aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów. Inwentaryzacja polega na otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu tych aktywów oraz na wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic.

Trzecia droga to weryfikacja. Obejmuje środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywa i pasywa niewymienione w pkt 1 i 2 oraz wymienione w pkt 1 i 2, jeżeli spis z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe. W sklepie weryfikacja obejmuje zatem pozycje, których nie da się policzyć lub potwierdzić saldem, np. sporne należności czy rozrachunki publicznoprawne.

Metody inwentaryzacji – porównanie według rodzaju aktywów

Spis z natury krok po kroku

Spis z natury w sklepie trzeba odciąć od bieżącego ruchu. Na czas liczenia wyłącza się sprzedaż, przyjęcia i wydania towaru. Wszystkie dokumenty przyjęcia i wydania oraz korekty dotyczące okresu objętego spisem muszą być zebrane i oznaczone, aby po spisie przypisać je do właściwego stanu.

Sklep dzieli się na strefy: salę sprzedaży, magazyn, zaplecze, witryny, kasy i miejsca przechowywania towarów poza głównym magazynem. Każda strefa powinna mieć wyznaczony zespół i własne karty spisowe. Karty warto numerować, opisywać datą i strefą oraz zabezpieczyć przed dopisywaniem po zakończeniu liczenia.

Liczenie najlepiej prowadzić zespołowo: jedna osoba liczy i podaje ilość, druga zapisuje. Po zakończeniu spisu wykonuje się kontrolę powtórną, najlepiej przez inną osobę lub zespół, szczególnie w strefach o dużej rotacji towaru. W trakcie spisu trzeba też spisać towary uszkodzone, przeterminowane lub przeznaczone do zwrotu, bo ich stan i wartość mogą wymagać odrębnego ujęcia.

Po policzeniu następuje wycena ilości i porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych. Dopiero wtedy ujawniają się różnice, które trzeba wyjaśnić i rozliczyć zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Kroki prowadzenia spisu z natury w sklepie

Weryfikacja stanów magazynowych i systemu

Stan systemowy trzeba uzgodnić z rzeczywistym. W praktyce porównuje się ilości z systemu magazynowego z kartami spisowymi i ustala, które dokumenty zmieniły stan przed spisem, a które dotyczą okresu po spisie. Do wyceny trafiają tylko towary, które na dzień inwentaryzacji rzeczywiście należą do sklepu.

Osobno rozlicza się zapasy w drodze i dostawy niefakturowane. Towary, które nie dotarły jeszcze do sklepu, nie wchodzą do spisu z natury, ale mogą wymagać ujęcia w wartości zapasu po stronie księgowej. Dostawy, które dotarły, a nie mają jeszcze faktury, trzeba uwzględnić w stanie i wartości zapasu, aby nie zaniżyć zobowiązań i zapasów.

Dopiero po tych uzgodnieniach można porównać wartość spisu z danymi ksiąg rachunkowych. Celem jest uniknięcie zawyżenia i zaniżenia wartości zapasu, a w konsekwencji błędów w wyniku finansowym i sprawozdaniu finansowym.

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych: braki, nadwyżki, korekty

Po spisie i wycenie następuje porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic. Różnice mogą być brakami lub nadwyżkami. Każdą trzeba przypisać do konkretnej przyczyny: błędu dokumentacji, błędu systemu, uszkodzenia, kradzieży, pomyłki w przyjęciu lub wydaniu towaru.

Rozliczenie wymaga dokumentacji. Protokół inwentaryzacyjny, karty spisowe, wyjaśnienia zespołu i dokumenty źródłowe powinny pozwolić prześledzić, dlaczego stan rzeczywisty różni się od księgowego. Na tej podstawie księguje się korekty braków i nadwyżek oraz wskazuje osoby odpowiedzialne za różnicę.

Po rozliczeniu różnic wdraża się działania zapobiegawcze: częstsze kontrole wybranych grup towarów, ograniczenie dostępu do stref magazynowych, uporządkowanie obiegu dokumentów przy przyjęciu i wydaniu oraz szkolenie personelu. Dzięki temu kolejna inwentaryzacja daje mniej różnic i bardziej wiarygodny obraz zapasów.

Najczęstsze błędy w inwentaryzacji sklepu

Jednym z głównych błędów jest brak należytej kontroli nad zmianą stanu magazynowego w trakcie inwentaryzacji. Jeżeli w czasie spisu trwa sprzedaż, przyjmuje się dostawy albo wydaje towar, policzone ilości przestają odpowiadać stanowi na moment porównania z księgami.

Drugi częsty błąd to pominięcie zapasów w drodze i dostaw niefakturowanych. Towar, który dotarł, ale nie ma faktury, bywa pomijany w wartości zapasu; towar w drodze bywa wliczany do spisu z natury, choć fizycznie nie ma go w sklepie. Oba przypadki zniekształcają wartość zapasu.

Kolejne ryzyka to zły podział sklepu na strefy, pośpiech, brak kontroli powtórnej, nieczytelne lub uzupełniane po fakcie karty spisowe oraz brak uzgodnienia systemu magazynowego z księgami. Aby ich uniknąć, potrzebny jest plan, wyłączenie ruchu towarowego, wyznaczone zespoły, numerowane karty spisowe i kontrola powtórna.

Sprawdzian przed inwentaryzacją w sklepie

Podsumowanie: gotowy plan inwentaryzacji w sklepie

Podstawowy termin inwentaryzacji to ostatni dzień roku obrotowego, a przy zakończeniu działalności – dzień zakończenia działalności przez jednostkę. W sklepie trzeba zawczasu zatrzymać ruch towarowy, przygotować dokumenty i wyłączyć sprzedaż na czas spisu.

Metodę wybiera się według rodzaju składnika: towary i gotówka wymagają spisu z natury, rachunki bankowe i należności – potwierdzeń sald, a składniki trudne do policzenia lub uzgodnienia – weryfikacji. Po spisie następuje wycena, porównanie z księgami oraz wyjaśnienie i rozliczenie różnic, czyli braków i nadwyżek.

Inwentaryzacja wszystkich aktywów i pasywów przekłada się na sprawozdanie finansowe, które ma przedstawiać rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Plan spisu, kontrola w trakcie liczenia i udokumentowane rozliczenie różnic to części tego samego procesu.

Zalety i ryzyka nieprzeprowadzenia inwentaryzacji