Towar zalegający: identyfikacja, wycena i plan wyprzedaży

Towar zalegający, nierotujący, martwy zapas – czym naprawdę jest problem?

Produkt nierotujący to towar magazynowany przez zbyt wiele dni od momentu zakupu. Praktyczny miernik to czas między zakupem asortymentu w hurtowni a sprzedażą go klientowi; jego monitorowanie wskazuje pozycje o niskim popycie.

Nie ma jednej uniwersalnej granicy, po której towar uznaje się za zalegający: dopuszczalny czas zależy od branży i okresu w roku. Ten sam produkt ocenia się inaczej poza sezonem i w szczycie – sprzedaż basenu w lutym w ciągu 15 dni od zakupu bywa sukcesem, a w sezonie wakacyjnym jest codziennością.

Zaleganie to nie anomalia, lecz ryzyko wpisane w działalność każdego sprzedawcy. Skutki są konkretne i naliczane regularnie: konieczność opłacania dodatkowego miejsca w magazynie, brak wolnej powierzchni uniemożliwiający sprowadzanie nowych towarów oraz zamrożenie gotówki w produktach, które się nie sprzedają.

Nie każdy wolno sprzedający się produkt wymaga przeceny i nie każdy towar leżący długo w magazynie jest od razu martwym zapasem. Traktowanie całego problemu jako jednej dużej wyprzedaży prowadzi do obniżek tam, gdzie wystarczyłaby zmiana ekspozycji lub oferty.

Jak wychwycić zalegający towar, zanim zapełni magazyn

Zacznij od listy produktów spełniających co najmniej jeden warunek: od określonego czasu nie miały żadnej sprzedaży, sprzedają się znacznie wolniej niż wcześniej albo mają rosnący stan magazynowy mimo niewielkiej liczby transakcji. Przy każdej pozycji zapisz liczbę pozostałych sztuk i kwotę zaangażowaną w ich zakup.

Najprostszy sygnał ostrzegawczy to długa przerwa od ostatniej sprzedaży. Sam czas bez transakcji nie rozstrzyga jednak sprawy – produkt kupowany codziennie ocenia się inaczej niż rzecz sprzedawaną okazjonalnie lub sezonowo. Dlatego czas od ostatniej sprzedaży zestawia się z wcześniejszym tempem: jeśli produkt schodził regularnie, a przez kilka kolejnych okresów praktycznie nie ma na niego popytu, sygnał jest znacznie silniejszy niż sam wiek zapasu. Systematyczna analiza rotacji pozwala odróżnić chwilowe osłabienie sprzedaży od trwałego problemu.

Szczególnie niebezpieczne jest rozjechanie się sprzedaży i zamówień: sprzedaż spada, a kolejne dostawy nadal trafiają do sklepu przez automatyczne lub rutynowe domówienia. W takiej sytuacji wstrzymuje się nowe zamówienia do czasu wyjaśnienia sytuacji, bo dokładanie sztuk do produktu o zwalniającej sprzedaży zamienia niewielką nadwyżkę w poważny problem.

Cała procedura ma sens tylko wtedy, gdy działa wcześnie. Jeśli reakcja następuje dopiero przy zapełnionych półkach i magazynie, pole manewru – od zmiany ekspozycji po negocjacje z odbiorcą nadwyżki – jest znacznie mniejsze.

Dlaczego ten produkt przestał się sprzedawać? Diagnoza przed decyzją

Ustalenie przyczyny braku oczekiwanych wyników sprzedażowych decyduje o doborze metody sprzedaży nadwyżek. Typowe przyczyny leżą zarówno wewnątrz sklepu, jak i poza nim: towar nie został wyróżniony i klient go nie zauważył; konkurencyjna firma zbudowała korzystniejszą ofertę albo weszła na rynek, czego nie odnotowano; produkt sezonowy stracił szczyt popytu wraz ze zmianą pory roku; przedmiot wyszedł z mody; kupujący nie widzą bezpośredniej korzyści z nabycia, bo na przykład nie określono jego kompatybilności z innymi urządzeniami.

Diagnoza wymusza różne działania. Inaczej postępuje się z produktem dobrze dopasowanym do klientów, który został słabo wyeksponowany, inaczej z wariantem, na który praktycznie nie ma popytu, a jeszcze innego podejścia wymaga towar sezonowy, którego moment największej sprzedaży właśnie minął.

Do tego dochodzi przyczyna zakupowa: imponująca sprzedaż skłania do zakupu większej liczby sztuk, a tuż po uzupełnieniu zapasów zainteresowanie produktem maleje. Bez ustalenia tej przyczyny sklep zamraża pieniądze ponownie w tym samym rodzaju towaru.

Ile realnie jest wart zalegający towar?

Wycena księgowa opiera się na zasadzie ostrożności: materiały i towary na dzień bilansowy wycenia się w cenach nabycia (lub zakupu) nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na ten dzień. W trakcie roku towary mogą być ujmowane w cenie nabycia bezpośrednio na koncie 31 „Materiały” lub 33 „Towary”, w cenie nabycia z kosztami zakupu ujętymi na koncie 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” i rozliczanymi proporcjonalnie do rozchodu, albo w cenie zakupu, gdy koszty zakupu są nieistotne i odnosi się je bezpośrednio w koszty.

Możliwe jest uproszczenie polegające na nieprowadzeniu bieżącej ewidencji materiałów i towarów, przy którym wartość w momencie zakupu odpisuje się w koszty (dla towarów: strona Wn konta 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”, strona Ma konta 30), a stan zapasu ustala się nie później niż na dzień bilansowy. Utratę wartości aktywów porządkuje Krajowy Standard Rachunkowości nr 4 „Utrata wartości aktywów”, przyjęty uchwałą nr 6/07 Komitetu Standardów Rachunkowości z 26.06.2007 r.

Do wyceny księgowej dochodzi ekonomiczna wartość zamrożonego kapitału: dopóki towar leży, gotówka zaangażowana w jego zakup nie pracuje, a magazyn generuje koszty. Przy zbyciu nadwyżek dochodzi wymiar rynkowy – podmioty zajmujące się odkupem deklarują, że podstawą oferty jest rynkowa wycena nadwyżek magazynowych uwzględniająca specyfikację i potencjał asortymentu, a nie potraktowanie pełnowartościowego produktu jak odpadu. Zestaw więc trzy liczby: wartość zapasu w księgach (z uwzględnieniem odpisu z tytułu utraty wartości), realną ofertę zbycia oraz koszt dalszego magazynowania, jaki trzeba ponieść, jeśli do sprzedaży nie dojdzie.

Plan wyprzedaży dopasowany do przyczyny

Sekwencja działań zaczyna się od wychwycenia pozycji problemowych i wstrzymania ich dalszego domawiania. Dopiero potem dobiera się środek do ustalonej przyczyny: poprawę ekspozycji, poprawę oferty, obniżkę ceny, zestaw z innym produktem, dodatkowy kanał sprzedaży albo stopniowe wycofanie pozycji.

Kolejność ma znaczenie, bo część problemów nie wymaga rezygnacji z marży. Źle wyeksponowany produkt może wrócić do obrotu po zmianie miejsca i sposobu prezentacji; brakującym elementem oferty bywa informacja o kompatybilności z innymi urządzeniami albo wyraźnie pokazana korzyść z zakupu. Obniżka ceny i zestawianie z innym produktem to narzędzia dla pozycji, w których popyt osłabł trwale, a nie sezonowo.

Skup towarów zalegających jest jednym z najbardziej popularnych sposobów szybkiego pozbycia się nagromadzonych zapasów, ale szybko nie musi oznaczać dobrze. Zalegające towary bywa, że sprzedaje się poniżej ich wartości, przez co miejsce oczekiwanego zysku zajmuje chęć poniesienia jak najmniejszej straty – dlatego decyzję o skupie porównuje się z alternatywą stopniowego wycofywania pozycji i z kosztem jej dalszego składowania.

Niezależnie od wybranej metody plan powinien zamykać się wnioskiem na przyszłość: ustaleniem, dlaczego nadwyżka powstała, tak aby nie zamrażać ponownie pieniędzy w tym samym rodzaju towaru.

Jak upłynnić nadwyżki bez psucia własnego rynku

Głównym ryzykiem szybkiego zbycia nadwyżek jest kanibalizacja własnej sprzedaży: towar oddany przypadkowemu handlarzowi trafia prosto do stałych klientów, a dział handlowy tłumaczy się z nagłego załamania cen na rynku. Dlatego firmy świadomie blokują zbycie, obawiając się, że produkt wypłynie u kluczowego dystrybutora z mocno zaniżoną ceną – i wolą latami trzymać zapas, opłacając koszty jego składowania, byle nie stracić kontroli nad rynkiem docelowym.

Rozwiązaniem jest rozdzielenie kanałów. Jeden z podmiotów odkupujących nadwyżki deklaruje, że odkupiony towar nie trafia do obecnych klientów sprzedającego ani na rynki, na których mu zależy, lecz wyjeżdża na przykład za granicę lub do zupełnie innych, zamkniętych kanałów zbytu bez punktów styku z dotychczasową siecią dystrybucji. Ten sam podmiot deklaruje przelew 100% środków przed wydaniem towaru z magazynu, organizację logistyki po swojej stronie oraz po stronie sprzedającego jedynie wystawienie dokumentu WZ i wskazanie rampy załadunkowej.

Przy wyborze kontrahenta warto więc sprawdzić nie tylko cenę, ale i to, czy umowa realnie ogranicza dalszą odsprzedaż na wskazane rynki i do wskazanych odbiorców, oraz w jakim momencie następuje zapłata. Zbycie nadwyżek ma przynieść realny zastrzyk finansowy, a nie poczucie straty – rzetelna wycena oparta na specyfikacji i potencjale asortymentu jest tu równie istotna jak ochrona polityki cenowej.

Kiedy wyprzedaż staje się decyzją o płynności finansowej

Decyzję o zbyciu można sprowadzić do porównania dwóch rachunków. Po jednej stronie jest koszt dalszego trzymania: opłaty za dodatkowe miejsce w magazynie, zablokowana powierzchnia uniemożliwiająca sprowadzenie nowych towarów i zamrożona gotówka, a także ryzyko dalszej utraty wartości skutkujące odpisem. Po drugiej – realna cena zbycia, jaką dziś można uzyskać w skupie lub w odkupie nadwyżki. Jeśli druga strona jest wyższa od pierwszej, zwlekanie jest decyzją kosztową.

Zalegający towar bywa postrzegany jako atut w sytuacji braku płynności: kupujący wskazują, że po jego odkupieniu sprzedający może na przykład spłacić najbardziej niecierpliwych wierzycieli. Trzymanie nierotującego asortymentu w nieskończoność jest natomiast opisywane przez podmioty zajmujące się odkupem jako najdroższe możliwe rozwiązanie, bo wiąże się z jednoczesnym ponoszeniem kosztów składowania i utratą kontroli nad tym, kiedy kapitał wróci.

Uwolniona gotówka nie powinna być celem samym w sobie. Sensowne jej użycie to spłata zobowiązań oraz finansowanie towaru, który rzeczywiście rotuje – takiego, którego czas od zakupu do sprzedaży mieści się w normie dla danej branży i sezonu. Właśnie dlatego plan wyprzedaży i plan zakupowy trzeba prowadzić równolegle: bez zmiany polityki domawiania ta sama nadwyżka odtworzy się w kolejnym sezonie.