Ocena dostawców: kryteria, dokumentacja i okresowy przegląd

Dlaczego ocena dostawców jest częścią procesu zakupów

Zamówienie nie zamyka procesu zakupów. K. Antosz, pisząc o doskonaleniu oceny dostawców, wskazuje, że informacje o realizacji zakupów powinny określać kupowany wyrób wraz z dodatkowymi wymaganiami, które się z nim wiążą. Ocena dostawcy to moment, w którym sprawdza się zgodność dostawy z opisem i zamówieniem – domyka więc obieg informacji od specyfikacji do przyjęcia towaru.

Kwalifikacja i ocena odpowiadają na dwa pytania: czy dostawca potrafi spełnić wymagania zakupowe (przed pierwszym zamówieniem) i czy faktycznie je spełnia w trakcie współpracy (przy kolejnych dostawach). Gdy ten etap zostaje pominięty, firma zamawia u kontrahenta, o którego zdolnościach nic nie wie. Odstępstwa wychodzą wtedy na produkcji, u klienta końcowego lub w serwisie, a koszt korekty ponosi zamawiający, nie dostawca.

Ocena dostawców bywa elementem dokumentacji systemowej, nie tylko zwyczajem działu zakupów. W opisie małego przedsiębiorstwa produkcyjnego (K. Zieliński) schemat oceny i kwalifikacji dostawców pochodził z księgi jakości firmy, a jednym z jego ogniw był rozwój i okresowa ocena dostawców. Wniosek dla praktyki: ocena dostawcy to zapisany w procedurze cykl z własnymi kryteriami i częstotliwością, a nie jednorazowa decyzja przy pierwszym zamówieniu.

Kryteria oceny dostawcy: od wymagań dla wyrobu do dokumentów

Kryteria wynikają z przedmiotu zakupu, nie z ogólnej opinii o firmie. Zgodnie ze sposobem opisywania informacji o realizacji procesu zakupów (K. Antosz) wymagania trzeba przypisać do konkretnego wyrobu, który ma być kupiony. Dla części zamiennej kryterium będzie zgodność z rysunkiem i specyfikacją techniczną, dla usługi – zakres i termin wykonania, dla materiału – parametry fizyczne, skład i sposób identyfikacji partii.

Drugi poziom to wymagania jakościowe: powtarzalność parametrów między partiami, dopuszczalne odchylenia, poziom braków, sposób pakowania i znakowania, stabilność procesu u dostawcy. Trzeci – kompletność dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań: deklaracje zgodności, świadectwa materiałowe, protokoły badań, świadectwa wzorcowania przyrządów pomiarowych, karty charakterystyki. Tak sformułowane kryterium brzmi nie „czy dostawca wydaje się solidny”, ale „czy dla tej dostawy przedłożono dokumenty wymagane w zamówieniu”.

Kryteria oceny oferty i kryteria oceny dostawcy należy rozdzielić. Opracowania dotyczące zamówień publicznych wskazują, że kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości dostawcy, w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej – te właściwości sprawdza się na odrębnym etapie niż porównanie ofert. W zakupach komercyjnych rozróżnienie też się przydaje: w rankingu ofert porównuje się przedmiot, cenę i termin, a zdolność i wiarygodność dostawcy ocenia się osobno, według własnych kryteriów.

Wymagania jakościowe płyną nie tylko z samego wyrobu, lecz także z norm i regulacji dotyczących działalności dostawcy lub zamawiającego. Kupujący badania musi więc objąć kryterium oceny dostawcy również zgodność jego dokumentacji z tymi wymaganiami.

Kwalifikacja i ocena bieżąca – jak je rozdzielić

Kwalifikacja to brama wejściowa – sprawdzenie przed pierwszym zamówieniem, czy dostawca w ogóle jest w stanie spełnić wymagania. Zbiera się na tym etapie dokumenty rejestrowe i uprawnienia do prowadzenia działalności, certyfikaty i atesty, referencje od innych odbiorców, wynik próbnej partii lub próbnego zlecenia, ustalenia z audytu u dostawcy oraz wypełniony kwestionariusz samooceny. Każdy dowód trzeba odnieść do konkretnego wymagania z opisu przedmiotu zakupu – inaczej kwalifikacja zmienia się w gromadzenie dokumentów bez związku z tym, co ma być kupowane.

Ocena bieżąca obejmuje dostawy już zrealizowane i rządzi się innymi kryteriami: terminowość, zgodność wyrobu z wymaganiami, liczba i charakter reklamacji oraz sposób ich obsługi, kompletność dokumentów towarzyszących dostawie, reakcja na zapytania i na zmiany w zamówieniu. Kwalifikacja kończy się decyzją o dopuszczeniu dostawcy, ocena bieżąca – wpisem do rejestru za dany okres i ewentualną zmianą statusu. Mieszanie obu etapów sprawia, że dostawca raz dopuszczony uchodzi za zweryfikowanego na zawsze.

Uproszczony schemat postępowania do zastosowania w małej i średniej firmie: 1) opis przedmiotu zakupu i wymagań wobec niego, 2) zebranie informacji o dostawcy, 3) weryfikacja dowodów pod kątem tych wymagań, 4) decyzja o kwalifikacji i wpis do rejestru dostawców, 5) realizacja dostaw z zapisem wyników każdej z nich, 6) okresowy przegląd i aktualizacja statusu.

Dokumentacja, która porządkuje ocenę dostawców

Dokumentacja oceny dostawców to cztery grupy zapisów: wymagania zakupowe, dowody kwalifikacji, zapisy z oceny bieżącej oraz rejestr dostawców ze statusem. Rozdzielenie ich pozwala wskazać, na jakiej podstawie dostawca został dopuszczony i dlaczego jego status jest taki, jaki jest – tego nie odtworzy się z faktur i zamówień.

Wymagania zakupowe opisuje się w takiej formie, w jakiej będą później weryfikowane przy dostawie: opis wyrobu lub zakres usługi, wymagania jakościowe, wykaz wymaganych dokumentów, sposób pakowania i znakowania, termin i warunki dostawy. Każdy punkt opisu musi mieć odpowiednik w czynności kontrolnej przy przyjęciu – wymaganie, którego nie da się sprawdzić, nie jest kryterium oceny, lecz życzeniem.

Zapisy mają pozwolić innej osobie powtórzyć ocenę bez dopytywania kupującego. Trzeba więc utrwalić, kto oceniał, kiedy, na podstawie jakich dokumentów i wyników dostaw, jaki był wynik i jaka decyzja. Ocena musi też być powiązana z reklamacjami i niezgodnościami – każdą niezgodność powinno dać się przypisać konkretnemu dostawcy i konkretnej dostawie, inaczej przegląd okresowy nie ma na czym się oprzeć.

Dokumentacja wymaga uporządkowania wersji i aktualności: kryteria i wzory formularzy zmieniają się razem z wymaganiami wobec wyrobu, a stare wersje nie mogą być podstawą bieżących decyzji. Wymóg prowadzenia odpowiedniej dokumentacji systemowej wprost stawia norma PN-EN ISO/IEC 17025:2005, w której zapisano, że laboratorium badawcze i(lub) wzorcujące ma ją posiadać w określonym zakresie – dla zamawiającego kupującego badania oznacza to sprawdzenie nie tylko wyniku, ale i sposobu jego udokumentowania.

Okresowy przegląd dostawców krok po kroku

Przegląd dostawców to zdarzenie zaplanowane z góry. Częstotliwość zależy od istotności kupowanego wyrobu dla własnego procesu, liczby dostaw w okresie i skutków potencjalnej niezgodności: dostawcę komponentu krytycznego przegląda się częściej niż dostawcę materiałów pomocniczych kupowanych sporadycznie. Termin kolejnego przeglądu ustala się już przy zapisywaniu decyzji z poprzedniego, żeby ocena była cyklem, a nie działaniem podejmowanym po wystąpieniu problemu.

Kolejność czynności w przeglądzie: zebrać zapisy z okresu (przyjęcia dostaw, wyniki kontroli, reklamacje, korespondencję handlową i techniczną), porównać je z kryteriami ustalonymi dla danego dostawcy, sprawdzić kompletność wymaganych dokumentów przy każdej dostawie, a nie tylko przy pierwszej, ustalić liczbę i charakter odstępstw oraz terminowość realizacji, a następnie ocenić dostawcę i zaktualizować jego status w rejestrze. Informacje o jakości dostaw warto zbierać także z produkcji, magazynu i serwisu – niezgodność wykryta poza kontrolą przyjęcia również należy do oceny.

Status po przeglądzie powinien mieć jasne konsekwencje: dostawca rozwijany (dalsze zamówienia, ewentualne poszerzenie zakresu współpracy), dostawca dopuszczony warunkowo (dodatkowe kontrole przy dostawie, plan działań i termin ponownej oceny), dostawca zawieszony lub wykreślony (nowe zamówienia wymagają ponownej kwalifikacji albo zastąpienia dostawcy). Sama ocena punktowa bez przypisanej decyzji nie zmienia niczego w procesie zakupów.

Z przeglądu zostaje zapis: okres, którego dotyczy, zastosowane kryteria, źródła danych, wynik, decyzja i data następnego przeglądu. Taki zapis pozwala porównywać kolejne okresy i wychwycić trendy – np. powtarzające się opóźnienia dostaw u dostawcy, który wcześniej nie sprawiał problemów – zamiast oceniać każdy okres od zera.

Wnioski z przeglądu: rozwój dostawcy i doskonalenie zakupów

Wynik przeglądu przekłada się na konkretne działania wobec dostawcy. Możliwe scenariusze: utrzymanie współpracy na dotychczasowych zasadach, rozwój dostawcy (przekazanie informacji zwrotnej o stwierdzonych odstępstwach, ustalenie planu działań z terminami, czasowe zaostrzenie kontroli przy dostawie), powrót do kwalifikacji w zmienionym zakresie albo ograniczenie lub zakończenie współpracy. Kierunek zależy od tego, czy niezgodności miały charakter incydentalny, czy wynikają z powtarzalnej słabości procesu u dostawcy.

Rozwój dostawcy opiera się na weryfikacji, nie na deklaracjach. Ustalony plan działań korygujących trzeba potwierdzić na kolejnych dostawach: wynikiem pozytywnym jest spadek liczby odstępstw i braków w zapisach, a nie samo oświadczenie dostawcy o wdrożeniu zmian. Do czasu potwierdzenia skuteczności działań dostawca pozostaje w statusie warunkowym, z dodatkową kontrolą.

Przegląd dostawców jest także źródłem danych o samym procesie zakupów. Jeśli w kolejnych ocenach to samo kryterium nigdy nie różnicuje dostawców, prawdopodobnie nie mierzy niczego istotnego. Jeśli reklamacje wielokrotnie wynikają z niejasnego opisu wymagań w zamówieniu, problem leży w specyfikacji, a nie u dostawcy – wtedy poprawia się wzór zamówienia, opis przedmiotu zakupu albo sposób przekazywania wymagań dokumentacyjnych.

Doskonalenie samego procesu oceny dostawców literatura przedmiotu traktuje jako odrębny temat – tytuł publikacji K. Antosz wprost odnosi się do doskonalenia procesu oceny dostawców. W praktyce oznacza to okresowy przegląd nie tylko dostawców, ale i stosowanych wobec nich kryteriów: usuwanie kryteriów, które nie wpływają na decyzje, dopisywanie wymagań pojawiających się wraz ze zmianą wyrobu lub przepisów oraz porządkowanie dokumentacji tak, aby kolejną ocenę dało się przeprowadzić na podstawie samych zapisów.